UniERP Email Setup Guide (Gmail with 2-Step Verification)—Complete User Manual

Introduction

This guide explains how to connect your Gmail account with UniERP when 2-Step Verification (2FA) is enabled.

Due to Google’s security policies, you cannot use your regular Gmail password in third-party systems like UniERP. Instead, you must generate a secure app password and use that for email configuration.

Once setup is complete, you will be able to

• Send emails directly from UniERP
• Receive emails into UniERP (Communication module)
• Use Gmail as your default business email

Why This Setup Is Required

If your Google account has 2-Step Verification enabled, standard login credentials will not work in UniERP.

 Solution: Generate a Google App Password

This ensures:

• Secure integration
• No exposure of your main Gmail password
• Easy revocation anytime

Step 1: Generate App Password in Google Account

Follow these steps carefully:

1. Login to Your Google Account

Go to your Google account and ensure you are logged in.

2. Open App Passwords Page

Visit https://myaccount.google.com/apppasswords

• Google may ask you to re-enter your password for verification.

3. Create a New App Password

• You will see a field:

“To create a new app-specific password, type a name…”

• Enter the name: UniERP

• Click Generate

 Google will generate a 16-character password (formatted with spaces). Important:

• Copy this password immediately
  • Save it securely (you won’t be able to see it again)

Step 2: Configure Gmail in UniERP

Now you will connect your Gmail account inside UniERP.

1. Navigate to Email Account

Go to:

Framework → Email → Email Account → Add Email Account

2. Basic Configuration

Fill in the following details:

• Email ID: yourname@gmail.com
  • Service: GmailEmail Account Name: Your business/display name Enable: Enable Incoming
  •  Enable Outgoing

3. Authentication Settings

• Method: Basic
  • Password: Paste the 16-character App Password

Keep these unchecked:

•  Awaiting password
  •  Use ASCII encoding for password

4. Advanced Configuration (Recommended)

To make this your primary email account:

Incoming Tab:

•  Enable Default Incoming

Outgoing Tab:

•  Enable Default Outgoing

You can also configure:

• Email Signature
  • Auto Reply
  • Footer
  • Company Logo

Step 5: Save Configuration

Click Save to apply settings.

Final Result & Testing

After successful setup:

• You can send emails from UniERP
  • You can fetch incoming emails
  • All emails will appear in:

 Communication Module

Test Checklist:

• Send a test email
  • Check inbox sync
  • Verify email logs in Communication

Security Notes

• An app password is safer than your main password
  • You can revoke it anytime from Google settings
  • Do NOT share this password publicly

Pro Tip

For businesses using UniERP:

• Use a dedicated business email (e.g., info@yourcompany.com via Gmail Workspace)
  • Configure it as default outgoing email for branding consistency

Need Help?

If you face any issues while configuring email in UniERP:

• Contact UniERP Support
  • Request onboarding assistance
  • Get help with advanced email automation

Conclusion

Setting up Gmail with UniERP using an app password ensures a secure, stable, and professional email workflow for your business operations.

Once configured, UniERP becomes your central communication hub, improving productivity and record management.